Das Portal läuft auf einem von Office-Tech (Hannover) betriebenen Server in Deutschland. Datenbank und Dateien liegen ausschließlich dort; es gibt keinen automatischen Zugriff Dritter und keine Weitergabe an Behörden ohne rechtliche Verpflichtung gegenüber der Bigus Holding.
Jeder Zugang ist personalisiert. Sichtbarkeit richtet sich nach Gesellschaft und Funktion. Sensible Änderungen (Preise, Rechnungen, Zahlungen, Stammdaten, Freigaben) werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Für KI-gestützte Funktionen (z. B. Belegerkennung) werden – sofern aktiviert – nur die zur Verarbeitung nötigen Daten an den Anbieter übermittelt; die API-Nutzung ist vertraglich vom Training ausgeschlossen. In der Beta ist die Texterkennung rein lokal (pdftotext).
Tägliches Backup von Datenbank und Dokumenten auf dem Server, Aufbewahrung 14 Tage. Manueller Sicherungslauf auf Anfrage.
In der Beta ist der Versand von E-Mails deaktiviert; alle „gesendeten“ Mails werden nur protokolliert (Administration → Mail-Protokoll). Aktivierung erst nach Freigabe durch die Geschäftsführung.